Nezhody v systéme manažérstva kvality: Ako ich identifikovať, riešiť a predchádzať im

Vo svete systému manažérstva kvality je nezhoda ako nevítaný hosť na párty, pretože narušuje atmosféru na párty, vytvára napätie medzi hosťami a môže potenciálne narušiť celkový zážitok a spokojnosť hostí.

Čo je nezhoda?

Nezhoda sa týka každého prípadu, keď sa produkt, služba alebo proces odchyľuje od stanovených požiadaviek, noriem alebo postupov. To sa môže prejaviť rôznymi spôsobmi, napríklad: Produkty nespĺňajúce špecifikácie. Predstavte si, že dostanete košeľu s nerovnomerným prešívaním alebo telefón s nefunkčnými tlačidlami. Toto sú nezhody produktov. 

Aké typy nezhôd rozlišujeme?

• Nezhoda produktu alebo služby: K tomu dochádza, keď produkt alebo služba nespĺňa špecifikované požiadavky, čo môže mať vplyv na funkčnosť, bezpečnosť alebo spokojnosť zákazníka.
• Nezhoda procesov: Vzniká, keď sa proces odchyľuje od svojich definovaných postupov alebo smerníc, čo vedie k potenciálnym nezrovnalostiam, neefektívnosti alebo chybám v konečnom produkte alebo službe.
• Nezhoda dokumentácie: Zahŕňa nezrovnalosti alebo chyby v dokumentoch, ako sú postupy, špecifikácie alebo záznamy, čo môže viesť k zámene, nesprávnej interpretácii a nesprávnej implementácii.

Prečo záleží na nezhode?

Nezhody môžu mať rôzne negatívne dôsledky na organizáciu. Nezhody sa môžu prejaviť napríklad:

• znížením kvality produktov alebo služieb - nesplnenie požiadaviek, tak môže viesť k chybám, poruchám a nespokojnosti zákazníkov. 
• zvýšením nákladov – opravy, prepracovanie alebo výmeny produktov, súvisiace s nezhodami môžu spôsobiť dodatočné finančné náklady pre spoločnosť.
• poškodením dobrého mena – pretrvávajúce nezhody môžu viesť až k narušeniu dôvery zákazníkov a poškodeniu celkového imidžu spoločnosti.
• nedodržiavaním predpisov – porušovanie regulačných alebo priemyselných noriem v súvislosti s nezhodami, môže viesť k právnym následkom a sankciám.

Ako môže byť identifikovaná nezhoda?

Nezhoda môže byť zistená na základe sťažnosti alebo reklamácie produktu,  zistenia z auditu, výstupu z preskúmania systému manažérstva, výstupu z analýzy a hodnotenia dát, výstupu z merania spokojnosti zainteresovaných strán. 

Ako treba postupovať, keď organizácia identifikuje nezhodu?

Analýza vzniknutej nezhody musí byť vykonávaná starostlivo, aby bola v súlade s metodikou PDCA pre riešenie problémov. Organizácia musí na takúto nezhodu reagovať a vysporiadať sa s následkami. 
V ďalšom kroku je potrebné zhodnotiť potrebu prijatia opatrení na odstránenie príčin nezhody, a to z dôvodu, aby sa takáto nezhoda neopakovala alebo aby sa nevyskytla niekde inde. 

Preto je potrebné:

• Preskúmať a analyzovať nezhody
• Určiť príčiny nezhody
• Určiť, či existujú podobné nezhody alebo by sa mohli potenciálne vyskytnúť.

Po vyhodnotení predchádzajúcich bodov je potrebné realizovať potrebné opatrenia a následne preskúmať efektívnosť prijatých nápravných opatrení.  Pokiaľ je to nutné je dôležité aktualizovať riziká a príležitosti určené v priebehu plánovania a tiež realizovať zmeny v systéme manažérstva kvality.

Efektívnym riadením nezhôd môžu organizácie identifikovať a riešiť potenciálne problémy, zlepšiť ich celkovú kvalitu a tým minimalizovať súvisiace riziká a náklady.